【個人私隱】廣華醫院等4機構不當保留及使用僱員個人資料　涉將員工告假訊息轉發員工群組等

私隱公署過去5年平均每年收到逾百宗人力資源管理的投訴，發現其中廣華醫院、雁月中醫綜合中心、星娛樂（寰宇）有限公司及Christian Louboutin Asia Limited違反私隱條例，公署已向4間機構發出執行通知。

廣華醫院及Christian Louboutin的個案均涉及在即時群組中不當披露個人資料。其中廣華醫院的個案，有投訴人先後兩次透過即時通訊程式向部門經理告假，訊息中提及其病況，惟經理卻將訊息轉發至一個有47名與投訴人同部門的員工群組。投訴人不滿上司的舉動，導致其病況不必要被披露予群組成員。

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至於Christian Louboutin個案，則有投訴人在受僱期間向上司遞交醫療證明書及透過通訊軟件提供一張醫生證明書，其上司卻分別將之拍下發送或轉發至有逾10人工作群組，投訴人不滿該些資料被向群組的職員披露。

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私隱專員公署認為，除非得到投訴人同意，向有關群組的成員披露投訴人的身體狀況，超出原來資料的使用目的，違反私隱條例，已向上述兩間公司發執行通知。

至於星娛樂的個案就涉及在僱員離職後，仍繼續使用其個人資料作公司銀行帳戶的使用者。投訴人為該公司的前會計員工，任職期間知悉星娛樂登記其成為企業網上銀行的使用者之一，以便其操作該帳戶，惟離職後仍不時在收到銀行向其發送關於該帳戶的短訊提示，投訴人曾多次要求星娛樂停止使用其個人資料作相關用途，卻未獲跟進。公署認為，星娛樂只可使用投訴人的資料處理僱傭事務或其本人同意的目的，投訴人辭職後已不再同意星娛樂使用其資料登記網上銀行，星娛樂卻未有理會，違反私隱條例。

最後一宗個案就涉及使用前僱員舊地址填寫及郵寄報稅表。投訴人在職期間按雁月指示更新住址紀錄，但離職後卻一直沒有收到「僱主填報的薪酬及退休金報稅表」，投訴人其後發現報稅表填寫其舊地址，副本也被郵寄至舊地址。公署調查發現，該報稅表由一間秘書公司代為填寫，雁月在提供報稅用檔案子秘書公司時，沒有發現該檔案中所載的是投訴人的舊住址。

私隱專員認為雁月在處理稅務及向投訴人提供有關稅務文件的副本時，均沒有採取所有切實可行的步驟確保所使用的投訴人的住址是準確的，違反私隱條例，亦令報稅表中的個人資料有機會落入不明人士手中，資料有被外洩的風險。

公署又形容，人力資源管理方面的投訴，多涉及保障第三原則的個案，例如向不相關人員披露員工病假申請或者評核資料，又或處理員工投訴時，將投訴資料披露予另一方所知，形容為普遍問題。

私隱專員鍾麗玲建議僱主，引人「個人資料私隱管理系統」；委任保障資料主任，推動私隱管理系統的有效運作；制訂個人資料私隱方面的培訓策略等。另外，為協助僱主及人力資源管理人員了解他們在保障個人資料私隱方面的責任及按照《私隱條例》的要求處理人力資源管理相關的個人資料，公署同時更新《人力資源管理：常問問題》資料單張。

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記者：黃小冰